Imaginez-vous en tant que chercheur, dirigeant une étude importante, ou en tant que participant, venant de partager vos informations personnelles dans le cadre d’un projet de recherche. Les données que vous traitez ou fournissez ne sont pas seulement une collection de chiffres et de faits ; c’est une mosaïque d’histoires personnelles, d’informations confidentielles et de confiance. Dans ce blog, nous explorons la responsabilité cruciale du stockage de ces données, non seulement en tant que tâche de routine, mais aussi en tant qu’engagement pour une conduite éthique de la recherche. Il ne s’agit pas seulement de conserver des données en sécurité dans un casier numérique, mais aussi de protéger la vie privée, la dignité et les droits de chaque personne ayant contribué à votre recherche, longtemps après la publication des résultats finaux. Il ne s’agit pas d’une simple question de conformité ; il s’agit d’honorer un pacte silencieux conclu avec les participants, un pacte de confiance et de respect. Le respect de ce pacte permet au participant de prendre part en toute confiance à d’autres études, sachant que ses informations seront toujours conservées en toute sécurité par les chercheurs. Rejoignez-nous pour étudier comment maintenir cette confiance, en veillant à ce que les données que vous recueillez ou fournissez soient traitées avec la plus grande intégrité.
Les concepts clés de l’archivage éthique
Avant d’aborder les méthodes d’archivage éthique, clarifions quelques concepts essentiels :
- Divulgation en matière d’archivage : Dans le cadre de l’archivage des données de la recherche médicale, la divulgation se concentre sur la révélation responsable d’informations sur les patients sans compromettre la vie privée. Lorsqu’ils accèdent à des données archivées, les chercheurs doivent s’assurer que toute divulgation de détails identifiables sur les patients est conforme aux lignes directrices éthiques et au consentement des participants. Cette approche prudente permet de protéger la vie privée des patients tout en maintenant l’intégrité de la recherche.Top of Form
- Confidentialité de l’archivage : Dans le processus d’archivage, la confidentialité signifie que les informations personnelles des participants sont traitées et stockées en toute sécurité. Les chercheurs doivent s’assurer que les données identifiables ne sont consultées que dans le cadre du consentement éclairé et qu’elles sont protégées contre toute utilisation ou exposition non autorisée. Cette pratique est essentielle pour maintenir la confiance des participants et respecter les normes éthiques de la recherche.
- Archivage : Dans le domaine de la recherche médicale, l’archivage consiste à stocker en toute sécurité des données actives et inactives, en veillant à ce qu’elles restent accessibles tout en étant protégées contre les accès non autorisés. Ce processus comprend une gestion et une conservation minutieuses des documents, afin de préserver leur intégrité et leur confidentialité au fil du temps. Il s’agit d’une tâche essentielle qui permet de respecter les normes éthiques de la recherche en protégeant les informations relatives aux participants.
Maintien de la confidentialité des données pendant l’archivage
Pour préserver l’anonymat lors de l’archivage, il est préférable de conserver les données de recherche sans aucun identifiant. Cela garantit que la participation individuelle reste anonyme et que les données collectées ne peuvent pas être reliées à des individus. Les méthodes de préservation de la confidentialité des données varient, allant de simples précautions comme l’utilisation de codes pour les identifiants des participants et le stockage des données dans des armoires fermées à clé, à des stratégies plus complexes comme les méthodes statistiques ou le cryptage des données. Il est important de prendre en compte les exigences en matière de sécurité et de conservation des données pendant et après l’étude. Par exemple, le stockage crypté est essentiel pour les informations de santé protégées, en particulier sur les appareils portables ou lorsqu’elles sont transmises par voie électronique.
Étapes pratiques pour l’archivage des informations sur les patients
Voici quelques méthodes pour archiver les informations sur les patients de manière éthique :
- Remplacer les informations permettant d’identifier les patients (IPI), comme les noms et les numéros de téléphone, par des codes d’identification de la recherche (ID de l’étude).
- Retirer les IIP des instruments d’enquête complétés avant de les archiver.
- Limit access to master code lists or key codes to essential research personnel.
- Stocker les listes de contrôle séparément des données et les détruire dès que possible, conformément aux réglementations nationales.
- Détruire les listes de contacts, les dossiers de recrutement ou les documents contenant des IPI lorsqu’ils ne sont plus nécessaires (au moins deux ans après la collecte des données, conformément aux lignes directrices relatives aux bonnes pratiques cliniques).
- Protéger par un mot de passe et crypter les fichiers contenant des données électroniques, en particulier lors de leur transfert ou de leur transport.
- Conserver les données/spécimens de recherche dans des endroits sûrs et fermés à clé (de préférence au sec et à l’abri de l’humidité).
- Veiller à ce que les données électroniques soient stockées sur des ordinateurs ou des fichiers protégés par un mot de passe.
- Fermer les fichiers contenant des données électroniques lorsque les ordinateurs sont laissés sans surveillance.
- Conservez tous les documents hors de portée des personnes non autorisées et des animaux (en particulier les rongeurs). Cela signifie que vous ne devez pas les attirer indirectement en mangeant ou en buvant à proximité des dossiers).
- Train research staff in approved data management and storage methods.
- Éliminez en toute sécurité les documents de recherche dont vous n’avez plus besoin, en utilisant des méthodes telles que le déchiquetage, le compactage et l’incinération, ou en recourant à des services de mise au rebut sécurisés.
Conclusion
L’archivage éthique des informations relatives aux participants est essentiel pour préserver la confidentialité et empêcher toute divulgation indue. Diverses méthodes, allant de la dépersonnalisation des IPI à la restriction de l’accès, garantissent la confidentialité pendant l’archivage. Ce guide fournit un cadre permettant aux chercheurs de gérer de manière éthique les données papier et électroniques, en veillant à ce que seuls les membres autorisés de l’équipe y aient accès. L’infographie ci-dessous résume succinctement ce blog.
Références
- Secure Data MGT. 2015. “What is Archiving And Why is it Important?” [Online] Available at: Secure Data MGT.
- Office for Civil Rights (OCR). 2012. “Guidance Regarding Methods for De-identification of Protected Health Information in Accordance with the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Privacy Rule.” [Online] Available at: HHS.gov
- Vancouver Island University. “Data Retention and Destruction | Research Ethics Board.” [Online] Available at: VIU Research Ethics Board
- Elsevier Author Services. 2022. “Research Data Storage and Retention.” [Online] Available at: Elsevier Blog
